PERENCANAAN SUMBER DAYA MANUSIA
A. PERENCAAN SDM
Perencanaan sumber daya manusia merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan
untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu
yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan
oleh kondisi kondisi tersebut. pandangan umum ini mengandung arti bahwa ada empat kegiatan
yang saling berhubungan, yang membentuk sistem perencanaan sumber daya manusia yang
terpadu (integrated): persediaan sumber daya manusia sekarang,peramalan (forecast) suplai
dan permintaan sumber daya manusia, rencana-rencana untuk memperbesar jumlah
individuindividu yang "qualified", dan berbagai prosedur pengawasan dan evaluasi untuk
memberikan umpan balik kepada sistem.
Secara lebih sempit, perencanaan sumberdaya manusia berarti mengestimasi secara
sistematik permintaan (kebutuhan) dan suplai tenaga kerja organisasi di waktu yang akan
datang. Ini memungkinkan departemen personalia dapat menyediakan tenaga kerja secara lebih
tepat sesuai dengan kebutuhan organisasi. Idealnya, organisasi harus mengindentifikasi baik
kebutuhan-kebutuhan personalia jangka pendek maupun jangka panjang melalui perencanaan.
Rencana-rencana jangka pendek menunjukan berbagai kebutuhan tenaga kerja yang harus
dipenuhi selama satu tahun yang akan datan. Sedangkan rencana-rencana jangka panjang
mengestimasi situasi sumber daya manusia untuk dua,lima, atau kadang-kadang sepuluh tahun
yang akan datang.
Perencanaan sumberdaya manusia ini memungkinkan organisasi untuk:
1. Memperbaiki penggunaan sumberdaya manusia.
2. Memadukan kegiatan-kegiatan personalia dan tujuan-tujuan organisasi di waktu yang
akan datang secara efisien.
3. Melakukan pengadaan karyawan-karyawan baru secara ekonomis.
4. Mengembankan informasi dasar manajemen personalia untuk membantu
kegiatankegiatan personalia dan unit-unit organisasi lainnya.
5. Membantu program penarikan dari pasar tenaga kerja secara sukses.
6. Mengkoordinasikan program-program manajemen personalia yang berbeda-beda,
seperti rencana-rencana penarikan dan seleksi. (T.Hani Handoko,1989:53)
B. FAKTOR-FAKTOR YANG MEMPENGARUHI PERENCANAAN SUMBER
DAYA MANUSIA
Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai faktor, baik yang
berasal dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun yang berasal dari lingkungan
organisasi (eksternal).
1. Faktor-Faktor Eksternal
Yang dimaksud dengan faktor-faktor eksternal adalah berbagai hal yang pertumbuhan
dan perkembangannya berada di luar kemampuan organisasi untuk mengendalikannya.
Kiggundu, seperti telah dijelaskan sebelumnya, menyebutkan bahwa yang tergolong
faktorfaktor eksternal adalah : a. Teknologi, b. Sosial budaya, c. Politik, dan d. Ekonomi.
Sedangkan S.P. Siagian ( Dalam Faustino,2003) memperluasnya menjadi enam faktor,
meliputi situasi ekonomi, sosial budaya, politik, peraturan perundang-undangan, teknologi, dan
pesaing. Sebenarnya dalam keempat faktor yang dikemukakan oleh Kiggundu juga sudah
termasuk faktor administrasi dan hukum tersebut yang dikemukakakn oleh S.P.Siagian tersebut
2. Faktor-Faktor Internal
Yang dimaksud dengan factor-faktor internal adalah berbagai kendala yang terdapat di
dalam organisasi itu sendiri. Faktor internal, menurut S.P Siagian ( Dalam Faustino,2003)
adalah : rencana strategik, anggaran , estimasi produksi dan penjualan, usaha atau kegiatan
baru, dan rancangan organisasi dan tugas pekerjaan. Sedangjan Kiggudu mengemukakan
bahwa faktor-faktor internalnya meliputi, Sistem informasi manajemen dan organisasi, sistem
manajemen keuangan, sistem marketting dan pasar, dan sistem manajemen pelaksanaan.
Antara faktor-faktor tersebut, baik internal maupun eksternal, saling berinteraksi dan
berpengaruh. Perencanaan sumber daya manusia harus bertitik tolak dari pengkajian terhadap
faktor-faktor tersebut. (Faustino,2003:84)
C. PROSES FORCESTING
Peramalan dan audit sumber daya manusia merupakan unsur penting dalam
perencanaan sumber daya manusia. Kedua unsur tersebut memberikan kepada manajer
informasi mengenai kebutuhan pegawai dan dapat menentukan langkah-langkah lain dalam
perekrutran pegawai (Sumber Daya Manusia).
Peramalan sumber daya manusia berusaha untuk menentukan karyawan apa yang diperlukan,
baik tuntutan keahlian atau ketrampilan tertentu, dan berapa jumlah pegawai yang diperlukan
oleh organisasi tersebut. Dengan demikian hal yang harus disebutkan dalam perencanaan
tersebut adalah: jumlah, jenis,mutu.
Peramalan sumber daya manusia berupaya untuk menentukan karyawan apa yang akan
dibutuhkan organisasi untuk mempertahankan pertumbuhannya dan memanfaatkan peluang di
masa yang akan datang, jadi para peramal berupaya untuk memprediksikan jumlah, jenis, dan
mutu orang-orang yang dibutuhkan pada masa yang akan datang, merinci rentang tanggung
jawab yang akan harus dipenuhi, dan menetapkan ketrampilan dan pengetahuan apa yang akan
dibutuhkan oleh para anggota organisasi. (Kenneth,1984:522)
Beberapa metode forcasting yang sering dipergunakan dalam organisasi publik antara lain
adalah:
• Inkrementalisme
Merupakan sebuah metode perkiraan memproyeksikan perubahan-perubahan
garis lurus dalam kebutuhan-kebutuhan pegawai berdasarkan fluktuasi-fluktuasi
anggaran.
• Collective Opinion
Peramalan dengan bentuk kolektif opinion meliputi pengumpulan informasi
dari berbagai sumber baik dari dalam maupun dari luar organisasi. Informasi tersebut
dikaitkan dengan faktor-faktor luar misalnya peraturan perundangan yang mendukung,
batas maksimum anggaran dan pegawai, perubahan-perubahan dan tujuan-tujuan.
Sedangkan kaitan dengan faktor internal menyangkut pemanfaatan sumber daya
manusia yang ada, kebutuhan staffing yang diproyeksikan atau perubahan-perubahan
dalam prioritas yang ditentukan.
• Categorical and Cluster Forecasting
Teknik ini memberikan perkiraan-perkiraan kebutuhan lebih lanjut untuk
berbagai kelompok kedudukan seperti dokter, manajer, ahli hukum, dll.
• Modelling
Merupakan teknik yang mempergunkan komputer dan metode matematis untuk
memperkirakan permintaan dan penawaran sumber daya manusia. Teknik ini
dipengaruhi oleh sejumlah faktor di dalam dan di luar organisasi gelombang ekonomi,
teknologi, sistem pendidikan kompetitor, kompensasi,jumlah lowongan dan
praktikpraktik rekrutmen dari organisasi tersebut. (Ambar, 2003:102)
D. TEKNIK TEKNIK FORCASTING
Peramalan sumber daya manusia pada sisi permintaan berupaya untuk memperkirakan
kebutuhan tenaga kerja organisasi diwaktu yang akan datang. Dalam hal ini, perlu
diidentifikasikan berbagai teknik forcasting yang dapat digunakan dan kemudian ditentukan
teknik-teknik mana yang paling akurat. Beberapa metode forecasting permintaan yang
mungkin dapat ditunjukkan pada gambar dibawah ini :
Ahli Analisis Trend Lainnya
Teknik Delphi
Survai ahli secara
formal
Keputusan
informal
segera
dan
Analisis statistik
Ratio
produktivitas
(standar)
Ekstrapolasi
Indeksasi
Analisis anggaran
dan perencanaan
Model model
komputer Analisis
usaha
baru
Analisis
beban kerja
Pendekatan
normatiip (struktur
organisasi)
Forecast ahli, expert forecasters tergantung pada orang-orang yang ahli untuk
mengestimasi kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia. Pada bentuk yang paling sederhana
manajer percaya bahwa beban kerja mengharuskan tambahan karyawan. Forecast informal dan
segera ini bukan merupakan upaya perencanaan yang sistematik. Suatu metode yang lebih baik
untuk para perencana adalah survay para manajer, yang merupakan para ahli mengenai
kebutuhan-kebutuhan karyawan dalam departemen-departemen mereka diwaktu yang akan
datang. Sentralisasi informasi ini memungkinkan departemen personalia membuat
rencanarencana formal yang menunjukkan permintaan organisasi.
Teknik dhelpi juga mendapatkan estimasi dari sekelompok ahli biasanya para manajer.
Para perencana departemen personalia berfungsi sebagai penengah, menyimpulkan berbagai
pendapat, dan melaporkan kesimpulan-kesimpulan kembali kepada para ahli kemudian para
ahli melakukan survey lagi setelah mereka menerima umpan balik tersebut kegiatan-kegiatan
ini diulang sampai para ahli mencapai konsensus. (biasanya 4 atau 5 survey sudah cukup).
Analisis trend. Dua metode paling sederhana adalah ektrapolasi dan indeksasi.
Ekstrapolasi mendasarkan pada tingkat perubahan dimasa lalu untuk membuat proyeksi
diwaktu yang akan datang. Sebagai contoh, bila rata-rata dua karyawan bagian produksi
diterima setiap bulan dalam dua tahun yang lalu maka berarti ada 24 karyawan yang akan
diterima selama 1 tahun yang akan datang.
Indeksasi adalah metode estimasi kebutuhan karyawan diwaktu yang akan datang
dengan menandai tingkat perkembangan karyawan dengan indeks. Contoh klasik adalah antara
karyawan produksi dengan penjualan. Sebagai contoh, para perencanaan bisa menyimpulkan
bahwa untuk tiap sepuluh juta rupiah kenaikan penjualan, departemen produksi memerlukan
satu tambahan karyawan baru.
Kedua metode tersebut sangan kurang akurat dalam proyeksi sumber daya manusia jangka
panjang, karena mengansumsikan bahwa penyebab-penyebab permintaan tetap konstan.
Teknik yang lebih rumit, analisis statistik (misal, regresi dan korelasi) emmperhitungkan
perubahan-perubahan itu.
Metode-metode forcasting lainnya. Ada beberapa cara lain yang dapat dipergunakan untuk
mengestimasi permintaan sumber daya manusia diwaktu yang akan datang. Pendekatan
pertama adalah analisis anggaran dan perencanaan. Organisasi pada umumnya mempunyai
anggaran dan rencana-rencana jangka pendek secara terinci. Bugdet perusahaan ini
memberikan otorisasi finansial untuk penambahan karyawan. Data tersebut plus ekstrapolasi
perubahan persediaan karyawan (pensiun, terminasi, dsb). Dapat menunjukkan estimasi
kebutuhan karyawan jangka pendek. Estimasi jangka panjang dapat dibuat dari rencanarencana
jangka panjang masing-masing departemen atau devisi. Bila perusahaan melakukan perluasan
usaha atau baru mulai, para perencana dapat menggunakan analisis usaha baru (new fenture
analysis). Anailisis ini berarti bahwa perencanaan mengestimasi kebutuhan sumber daya
manusia melalui pembandingan dengan perusahaan-perusahaan yang telah menjalankan
operasi-operasi yang serupa. Sebagai contoh, para perencana proyek peluasan kilang cilacap
menggunakan data pembanding dari proyek peluasan kilangs erupa untuk mengestimasi
kebutuha karyawan pada setiap tahap kegiatannya.
Teknik forecasting lainnya yang berkembang pesat akhir-akhir ini adalah model-model
komputer, yang merupakan serangkaian formula matematis yang dapat digunakan secara
simultan untuk menghitung kebutuhan-kebutuhan sumber daya manusia yang akan datang. Dan
pendekatan forecasting kebutuhan karyawan terakhir yang sering digunakan adalah pendekatan
normatif. Pendekatan ini mendasarkan diri para struktur organisasi perusahaan, departemen
atau divisi. Asumsi pendekatan struktur yang harus dipenuhi adalah bahwa struktur organisasi
mencerminkan semua kegiatan operasi perusahaan atau dengan kata lain, semua operasi
organisasi yang diperlukan dapat dibagi habis dan ditunjukkan dalam struktur. (T.Hani
Handoko,1989:57)
Teknik forecasting dijelaskan sebagai berikut:
Ramalan Para Ahli
Yaitu ramalan yang didasarkan pada penilaian para ahli. Ramalan ini dalam bentuknya dapat
berupa :
Nominal Delphi Technique(Ngt)
Yaitu menghadirkan lima sampai sepuluh ahli, kemudian ditanyakan mengenai misalnya apa
yang meneyebabkan perubahan kebutuhan pegawai pda masa yang akan datang. Setiap ahli
akan memberikan jawaban. Hasil dari masing-masin didiskusikan secara bersama-sama hingga
menghasilkan bebrapa factor yang diranking atau diurutkan dari yang paling penting.
Delphi Technique
Yaitu bila para ahli tidak dapat berdiskusi secara bersama-sama. Perencanaan sumber daya
manusia meminta pendapat para ahli tentang kebutuhan sumber daya manusia pada masa yang
akan datang. Pemikiran para ahli tersebut disimpulkan, lalu diberikan kepada masing-masing
ahli sebagai masukan untuk memikirkan kembali hasil pemikirannya, kemudian ditanyakan
kembali untuk mendapat persetujuan.ini dapat dilakukan beberapa kali, misalnya 3 sampai 4
kali.
Perkiraan Manajer
Yaitu kebutuhan sumber daya manusia diperkirakan oleh manajer puncak, kemudian diberikan
ke manajer dibawahnya untuk ditanggapi, atau sebaliknya, manajer paling bawah diminta
untuk menentukan kebutuhan sumber daya manusia dan seterusnya diasmpaikan ke manajer
yang lebih tinggi untuk disimpulkan dan direvisi. Teknik yang hampir sama dengan ini disebut
bottom up forecast dan position allocation and control procedure. Yang pertama, manajer
departemen membuat perkiraan kebutuhan pegawai pada masa depan berdasarkan analisis
posisi yang baru, jabatan yang ditinggalkan, kerja lembur yang dilakukan, jam kerja temporer,
part time, dan perubahan-perubahan beban kerja oleh kepala departemen. Yang kedua adalah
menggunakan pedoman atau aturan dari manajer puncak dalam memperkirakan kebutuhan
sumber daya manusia pada masa yang akan datang.
Analisis Kecenderungan
Analisis dilakukan berdasarkan kecenderungan kebutuhan pada masa lalu, yang dapat
dilakukan melalui :
Ekstrapolasi, yaitu mengasumsikan bahwa tingkat perubahan pada masa lalu sama
dengan yang akan datang, misalnya jika masa lalu rata-rata kebutuhan pegawai adalah
20 orang setiap bulan pada dua tahun terakhir, maka untuk tahun depan dibuthkan
sebanyak 240 orang.
Indeksasi yaitu menghitung bahwa rasio antara jumlah pegawai dan jumlah penjualan
atau produksi pada masa yang lalu sama dengan masa yang akan datang. Misalnya,
pada tahun lalu untuk memproduksi 10.000 unit barang dibutuhkan tenaga kerja operasi
sebanyak 100 orang, sehingga rasio output dengan produksi 1:100. Bila diperkirakan
tahun depan produksi naik menjadi 15.000 akibat adanya permintaan yang meningkat,
maka dapat diperhitungkan bahwa kebutuhan tenaga yang harus dipersiapkan adalah
sebesar 150 orang.
Budget And Planning Analysis
Yaitu dari jumlah budget yang disetujui didalamnya juga telah tercermin jumlah kebutuhan
pegawai yang pada umumnya dilakukan setiap departemen yang ada dalam perusahaan
New Venture Analysis
Yaitu menghitung jumlah tenaga kerja yang dibutuhkan dengan membandingkannya dengan
pembukaan usaha baru yang pernah dilakukan oleh perusahaan lain.
Computer Analysis
Yaitu suatu program perhitungan yang dilakukan oleh komputer melalui rumus matematika,
rasio-rasio atau indeksasi, dan ekstrapolasi secara bersama-sama. (Marihot,2002:81)
E. SISTEM DAN PERENCANAAN
Secara terinci, sistem ini terdiri dari 4 kegiatan yang saling berhubungan dan terpadu :
Inventarisasi persediaan sumber daya manusia :
Untuk menilai sumber daya sekarang (ketrampilan,kemampuan atau kecakapan, dan potensi
pengembangannya) dan menganalisa penggunaan personalia sekarang.
Forecast sumber daya manusia
Untuk memprediksi permintaan dan penawaran karyawan di waktu yang akan datang (baik
kuantitas atau jumlah maupun kualitas).
Penyusunan rencana-rencana sumber daya manusia
Untuk memadukan permintaan dan penawaran personalia dalam perolehan tenaga kerja yang
“qualified” melalui penarikan, seleksi, latihan, penempatan, tranfer, promosi dan
pengembangan.
Pengawasaan dan evaluasi
Untuk memberikan umpan balik kepada sistem dan memonitor derajat pencapaian tujuantujuan
dan sasaraan-sasaran perencanaan sumber daya manusia. (T.Hani Handoko,1989:64)
F. PERENCANAAN SUKSESI SUMBER DAYA MANUSIA
Dengan adanya perubahan dan pengembangan organisasi, maka timbul kebutuhan untuk
memindahkan para pekerja (rotasi dan promosi) ke posisi baru. Oleh karena itu, suatu
perencanaan suksesi merupakan fungsi yang sangat penting, yang memungkinkan para
manajer mampu mengidentifikasi calon yang tepat untuk suatu posisi jabatan ke depan. Fungsi
ini juga harus sejalan dengan rencana bisnis, khususnya untuk memenuhi persyaratan SDM
untuk menduduki posisi kunci pada jangka waktu 3-5 tahun kedepan ( Prof. Dr. H. Faisal Afiff,
Spec.Lic.)
Suksesi itu mencakup :
a) Analisis atas tuntutan bagi para manajer pada tingkat perusahaan,fungsi,dan
keterampilan
b) Audit atas eksekutif yang ada dan proyeksi atas pasokan masa depan yang
mungkin dari sumber internal dan eksternal
c) Merencanakan jalur karir individual berdasarkan pada perkiraan objektif
kebutuhan masa depan dan menggambarkan penilaian kinerja yang diandalkan
dan penilaian potensi.
d) Konseling karir yang dilangsungkan dalam konteks pemahaman yang realistik
atas kebutuhan masa depan dari perusahaan,juga kebutuhan individual.
e) Promosi yang dipacu,dengan pengembangan yang ditargetkan terhadap
kebutuhan masa depan dari bisnis
f) Pelatihan dan pengembangan yang berhubungan dengan kinerja untuk
mempersiapkan individu bagi peran masa depan juga tanggung jawab sekarang.
Dalam perencanaan SDM tidaklah semudah apa yang dibayangkan, kendati
telah ada perhitungan dan pertimbangan berdasarkan kecenderungan dan data
yang tersedia, tapi kemelencengan bisa saja terjadi. Hal ini wajar karena selain
adanya dinamika organisasi juga adanya perubahan faktor lingkungan ,
kebijakan yang tidak diantisipasisi sebelumnya. Proses perencanaan sering
tidak berjalan sebagaimana mestinya, karena kebijakan perencanaan tidak
dibuat secara detil, sehingga terjadi kesenjangan antara kebijakan sebelumnya
dengan aspek teknis operasional secara empiris . Persoalan yang dihadapi dalam
perencanaan sumber daya manusia dalam pengembangan dan implementasinya
dari strategi sumber daya manusia dapat dikelompokkan ke dalam empat
permasalah (Rothwell, 1995) :
1. Perencanaan menjadi suatu problema yang dirasa tidak bermanfaat karena adanya
perubahan pada lingkungan eksternal organisasi, meskipun nampak adanya peningkatan
kebutuhan bagi perencanaan.
2. Realitas dan bergesernya kaleidoskop prioritas kebijakan dan strategi yang ditentukan
oleh keterlibatan interes group yang memiliki power.
3. Kelompok faktor-faktor yang berkaitan dengan sifat manajemen dan ketrampilan serta
kemampuan manajer yang memiliki preferensi bagi adatasi pragmatik di luar konseptualisasi,
dan rasa ketidakpercayaan terhadap teori atau perencanaan, yang dapat disebabkan oleh
kurangnya data, kurangnya pengertian manajemen lini, dan kurangnya rencana korporasi.
4. Pendekatan teoritik konseptual yang dilakukan dalam pengujian kematangan
perencanaan sumber daya manusia sangat idealistik dan preskriptif, di sisi lain tidak memenuhi
realita organisasi dan cara manajer mengatasi masalahmasalah spesifik.
Permasalahan tersebut merupakan sebuah resiko yang perlu adanya antisipasi dengan
menerapkan aspek fleksibilitas ,manakala terjadi kesenjangan di lapangan. Namun sedapat
mungkin manajer telah menyiapkan langkah-langkah antisipasi secara cermat setiap
perkembangan yang terjadi , karena pada dasarnya sebuah bangunan perencanaan SDM tidak
harus dibongkar secara mendasar jika ada kekurangan dan kelemahan ,tentu ada upaya
mengatasi jalan keluar yang terbaik. Oleh karena itu diperlukan analisis terhadap perencanaan
yang dibuat dengan menerapkan analisi SWOT.
Banyak perusahaan kehilangan jumlah yang cukup besar dari para manajer tingkat atas
karena pensiun dan perombakan perusahaan yang mengurangi jumlah para manajer tingkat atas
yang potensial. Perusahaan itu menemukan bahwa para manajer menengahnya tidak siap
pindah ke posisi-posisi manajemen atas karena berbagai kelemahan kurangnya ketrampilan
atau pengalaman yang diperlukan. Hal tersebut menciptakan kebutuhan untuk perencanaan
suksesi. Perencanaan suksesi mengacu pada proses untuk mengidentifikasi dan menelusuri para
karyawan yang berpotensi tinggi.
Perencanaan suksesi (succession planning) membantu berbagai organisasi dengan
beberapa cara yang berbeda-beda. Hal itu mensyaratkan manajemen senior untuk meninjau
bakat kepemimpinan pada perusahaan secara sistematis. Hal itu menjamin bahwa bakat
manajerial tingkat puncak telah tersedia. Hal itu menyediakan seperangkat pengalaman
pengembangan yang harus diselesaikan para manajer agar dapat dipertimbangkan untuk
posisiposisi manajemen puncak, hal ini menghindari promosi terlalu dini dari para manajer
yang tidak siap untuk jajaran-jajaran manajemen puncak. System-sistem perencanaan suksesi
juga membantu menarik dan mempertahankan para karyawan manajerial dengan menyediakan
berbagai peluang pengembangan yang mereka dapat selesaikan jika manajemen tingkat atas
merupakan sasaran karier baginya.
Para karyawan yang berpotensi tinggi (high potential employees) merupakan
orangorang pada perusahaan yang berkeyakinan bahwa mereka mampu berhasil pada posisiposisi
manajerial yang lebih tinggi, sepertimanajer umum dari unit bisnis strategis, direktur
fungsional (seperti direktur pemasaran), atau pejabat eksekutif yang setara dengan direktur
utama/chief executive officer (ceo). Para karyawan yang berpotensi tinggi biasanya mengikuti
program pengembangan individu yang meliputi pendidikan, kepenasihatan dan pembinaan dari
eksekutif, serta perputaran pekerjaan melalui tugas-tugas pekerjaan. Tugas- tugas pekerjaan
didasarkan pada jalur-jalur karier yang berhasil dari para manajer yang adalah para karyawan
yang berpotensi tinggi yang sedang dipersiapkan untuk menggantikan posisinya. Para
karyawan yang berpotensi tinggi juga dapat menerima tugas-tugas khusus, seperti membuat
berbagai presentasi serta bertindak sebagai komite dan kelompok kerja
Penelitian menunjukkan bahwa pengembangan dari para karyawan yang berpotensi
tinggi meliputi tiga tahap. Himpunan para karyawan yang besar mungkin awalnya
dididentifikasi sebagai para karyawan yang berpotensi tinggi, tetapi jumlah tersebut dikurangi
dari waktu ke waktu karena tingkat perputaran, kinerja yang buruk, atau pilihan pribadi untuk
tidak berjuang bagi posisi yang lebih tinggi.
Pada tahap 1
Para karyawan yang berpotensi tinggi dipilih. Mereka yang telah menyelesaikan
program-program akademik terbaik (seperti gelar m.b.a. pada standford) atau mereka yang
telah menjadi para pelaku yang luar biasa telah diidentifikasi. Tes-tes psikologi seperti
pusatpusat penilaian juga dapat digunakan.
Pada tahap 2
Para karyawan yang berpotensi tinggi menerima pengalaman pengembangan. Mereka
yang berhasil adalah mereka yang terus menunjukkan kinerja yang baik. Kesediaan berkorban
bagi perusahaan juga diperlukan(seperti menerima tugas-tugas yang baru atau pindah ke daerah
yang berbeda). Berbagai keterampilan komunikasi lisan dan tulisan yang baik, kemudahan
dalam hubungan antarpribadi, serta bakat untuk kepemimpinan sangat penting. Pada apa yang
dikenal sebagai "model pertandingan" peralihan pekerjaan, para karyawan yang berpotensi
tinggi yang memenuhi berbagai harapan manajer seniornya pada tahap ini maju ke tahapan
proses berikutnya. Para karyawan yang tidak memenuhi berbagai harapan tidak dapat dipilih
pada posisi-posisi manajerial yang lebih tinggi pada perusahaan.
Agar mencapai tahap 3 para karyawan yang berpotensi tinggi biasanya harus dilihat
oleh manajemen puncak yang disesuaikan dengan budaya perusahaan dan memiliki berbagai
karakteristik kepribadian yang dibutuhkan untuk berhasil mewakili perusahaan. Para karyawan
tersebut berpotensi menduduki posisi-posisi puncak perusahaan. Pada tahap 3 pejabat eksekutif
yang setara dengan direktur utama menjadi aktif terlibat pada pengembangan para karyawan,
yang disingkapkan kepada karyawan utama perusahaan dan diberikan pemahaman yang lebih
banyak tentang budaya perusahaan. Penting untuk dicatat bahwa pengembangan dari para
karyawan yang berpotensi tinggi merupakan proses yang lambat. Mencapai tahap 3 mungkin
diperlukan 15 sampai 20 tahun.
Proses yang digunakan untuk mengembangkan rencana suksesi.
1. Mengidentifikasi posisi-posisi yang termasuk dalam rencana.
2. Mengindetifikasi para karyawan yang termasuk dalam rencana.
3. Mengembangkan berbagai standar untuk mengevaluasi posisi-posisi (misalnya,kompetensi,
pengalaman yang diinginkan, pengetahuan yang diinginkan, dan nilai perkembangan).
4. Menentukan cara potensi karyawan akan diukur (misalnya, kinerja saat ini dan potensial).
5. Mengembangkan peninjauan perencanaan suksesi.
6. Mengaitkan sistem perencanaan suksesi dengan sistem-sistem sdm, yang meliputi pelatihan
dan pengembangan, kompensasi, serta sistem-sistem penempatan.
Tahap pertama adalah mengidentifikasi posisi-posisi yang termasuk dalam rencana
suksesi, seperti seluruh posisi manajemen atau hanya tingkat manajemen tertentu.
Tahap kedua adalah mengidentifikasi para karyawan yang merupakan bagian dari
sistem perencanaan suksesi. Contohnya, pada beberapa perusahaan hanya para karyawan yang
berpotensi tinggi yang termasuk rencana suksesi.
Tahap ketiga perusahaan harus mengetahui cara posisi-posisi tersebut akan di evaluasi.
Misalnya, akankah penekanannya pada kompetensi dibutuhkan untuk setiap posisi atau pada
pengalaman individu yang harus dimiliki sebelum pindah kepada posisi?
Tahap keempat adalah perusahaan harus mengidentifikasi cara potensi karyawan akan
diukur. Artinya, akankah kinerja para karyawan pada pekerjaanya saat ini dan pemeringkatan
potensi akan digunakan? Akankah minat-minat posisi para karyawan dan sasaran-sasaran
karier akan dipertimbangkan?
Tahap kelima adalah proses peninjauan perencanaan suksesi harus dikembangkan.
Biasanya, peninjauan perencanaan suksesi pertama melibatkan para manajer dari karyawan dan
sdm. Peninjauan bakat juga dapat meliputi keseluruhan penilaian bakat kepemimpinan pada
perusahaan, mengidentifikasi para karyawan yang berpotensi tinggi, serta pembahasan rencana
untuk mempertahankan para manajer utama dari meninggalkan perusahaan.
Tahap keenam adalah perencanaan suksesi bergantung pada sistem-sistem sdm lainnya,
yang meliputi kompensasi,pelatihan dan pengembangan, serta penempatan. Berbagai insentif
dan bonus dapat dihubungkan dengan penyelesaian peluang-peluang pengembangan.
Berbagai aktivitas-aktivitas seperti kursus-kursus pelatihan, pengalaman kerja,
pembimbing, dan umpan balik 360 derajat dapat digunakan untuk memenuhi
kebutuhankebutuhan pengembangan. Berbagai perusahaan perlu membuat keputusankeputusan
seperti akankah perusahaan tersebut mengisi posisi manajemen terbuka secara
internal dengan karyawan yang kurang berpengalaman yang akan meningkat perannya dari
waktu ke waktu,atau akankah perusahaan tersebut merekrut manajer dari luar perusahaan yang
dapat segera memberikan hasil. Pada akhirnya, para karyawan harus disediakan dengan umpan
balik tentang berbagai gerakan di masa mendatang, jalur karier yang diharapkan, serta sasaran
dan pengalaman pengembangan.
Contoh baik tentang perencanaan suksesi adalah sistem pada wellpoint, perusahaan
perawatan kesehatan yang berkantor pusat di thousand oaks, california. Wellpoint memiliki
database perusahaan berbasis situs yang mengindentifikasi para karyawan untuk pekerjaan
manajemen di seluruh perusahaan dan menelusuri pengembangan bakat karyawan. Wellpoint
beroprasi di seluruh as, termasuk lokasi-lokasinya di california dan georgia. Sistem
perencanaan suksesi meliputi 600 manajer dan eksekutif pada lima tingkat perusahaan. Sistem
perencanaan sdm (human reusorce planning system-hrps) memiliki informasi terperinci
menegnai para calon karyawan yang layak, yang meliputi berbagai evaluasi kinerja, ringkasan
prestasi calon karyawan di perusahaan, evaluasi diri, informasi tentang sasaran karier, dan data
pribadi seperti keinginan para calon karyawan untuk pindah ke bagian lain dari perusahaan.
Bagian dari pengembangan hrps meliputi mengidentifikasi kekuatan dan berbagai kelemahan
perusahaan pada setiap posisi. Para anggota tim manajemen senior mengembangkan
standarstandar atau penentuan tolak ukur yang digunakan untuk mengidentifikasi para calon
karyawan terbaik untuk promosi. System hrps memungkinkan para manajer dan tim sdm untuk
mengidentifikasi dan mengevaluasi para calon karywan internal yang menjanjikan dan juga
mengidentifikasi bidang-bidang di mana para calon karyawan internal tersebut lemah, sehingga
(1) para calon karyawan eksternal dapat direkrut, (2) program pengembangan khusus dapat
dimulai untuk mengembangkan bakat karyawan, serta (3) perusahaan dapat lebih menekankan
pada pengembangan berbagai keterampilan dan kompetensi yang hilang pada para calon
karyawan internal. Misalnya karena wellpoint kekurangan para calon karyawan pada dua
tingkat manajemen, perusahaan membuat program pelatihan khusus yang menggunakan
simulasi-simulasi kasus bisnis bagi 24 manajer dan eksekutif yang telah manajemen tingkat
atas.
Proses perencanaan suuksesi wellpoint meliputi beberapa langkah : pertama, setiap karyawan
yang memenuhi syarat untuk perencanaan suksesi mengisi formulir evaluasi diri kepada
manajernya. Manajer menambahkan penilaian kinerja, peringkat pada berbagai kompetensi inti
dan penilaian promosi karyawan, yaitu penilaian potensi karyawan untuk promosi. Penilaian
promosi meliputi pendapat manajer tentang posisi-posisi yang mungkin siap bagi karyawan
dan ketika karyawan harus di pindahkan. Hal tersebut juga meliputi pandangan manajer
terhadap orang-orang yang dapat mengisi posisi terbuka jika karyawan di promosikan.
Informasi dari karyawan dan manajer digunakan untuk membuat daftar riwayat hidup secara
online bagi setiap karyawan yang memenuhi syarat. System tersebut memiliki manfaat pada
target perusahaan wellpoint menyadari bahwa 86% tingkat promosi internal yang melampaui
sasarannya untuk mengisi 75% posisi-posisi manajemen dari dalam perusahaan. Dengan
meningkatkan berbagai peluang para karyawan untuk promosi, wellpoint telah megurangi
tingkat perputaran karyawan sebesar 6% sejak tahun 1997 serta menghemat sebesar $21juta
pada biaya-biaya perekrutan dan pelatihan. Waktu untuk mengisi posisi-posisi manajemen
terbuka telah dikurangi dari 60 hari menjadi 35 hari.
Kesimpulan
Perencanaan Sumber Daya Manusia adalah serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk
mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang
akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh
kondisi kondisi tersebut. Perencanaan sumber daya manusia sangat dipengaruhi oleh berbagai
faktor, baik yang berasal dari dalam organisasi itu sendiri (internal) maupun yang berasal dari
lingkungan organisasi (eksternal).
Salah satu kegiatan yang membentuk sistem perencanaan sumber daya manusia yang
terpadu adalah adanya peramalan ( forecasting). Proses ini memberikan kepada manajer
informasi mengenai kebutuhan pegawai dan dapat menentukan langkah-langkah lain dalam
perekrutran pegawai (Sumber Daya Manusia) dengan berbagai tehnik yang dapat digunakan
seperti dijelaskan sebelumnya.
Dalam perencanaan Sumber Daya Manusia terdapat 4 kegiatan yaitu Inventarisasi
persediaan SDM, forecast SDM, penyusunan rencana SDM,pengawasan dan evaluasi. Dengan
adanya perubahan dan pengembangan organisasi, maka timbul kebutuhan untuk memindahkan
para pekerja (rotasi dan promosi) ke posisi baru. Oleh karena itu, suatu perencanaan suksesi
merupakan fungsi yang sangat penting, yang memungkinkan para manajer mampu
mengidentifikasi dan menelusuri para karyawan yang berpotensi tinggi.
